心得分享：如何用公司的概念來整理你的電腦檔案資料！

by Mr.Wuli | 10 月 8, 2016 | Mac 小技巧 | 0 comments

距離自己規定的更新時間已間隔兩週了…有點嚴重拖稿；總之今天想跟大家聊聊，最近在規劃的 “數位資料分類與管理”。

為什麼你必須要好好整理你的電腦資料?

不曉得你有沒有過幫別人重灌電腦的經驗呢？會這樣問..是因為在進入這次的主題之前，想先跟大家分享一個小故事… 以前我每次幫家人重灌 Windows 電腦時都有一個困擾，那就是被當事人詢問 “誒？啊我的某某檔案怎麼都不見了！” (阿溫丟咖雖小優????)

有經驗的人都知道，在重新安裝 Windows 作業系統之前，“一定要先備份好電腦裡的資料”，不然所有檔案就會在重灌後消失殆盡了????（除非你是非常厲害的工程師..或是使用 Mac 的 Time Machine 功能，才有可能將檔案救回來～）

但即使我每次都有問說 「你有什麼資料是要留著的？」，對方也說不清楚；為什麼說不清楚呢？因為很多人根本就沒有整理電腦資料的習慣，整個桌面都是滿滿的臨時檔案，想要的影片、圖片全部都抓下來，也不知道下次還會不會再打開來看，總之就先放在桌面吧～（你身邊是不是也有這樣的人呢？）

因為這樣的習慣，很容易導致再大的電腦空間都不夠用的情況、想要備份的時候，分不清楚什麼檔案是需要留下的、或是電腦內留了一大堆垃圾而不自知… ????

為了避免上述的這些困擾，今天開始就一起好好整理一下電腦內的資料吧？

什麼樣的人需要定期整理電腦內的資料？

嚴格說起來，每個人都應該養成定期整理資料的習慣、即使不是天天整理、每隔一段時間也要稍微整理一下；就像家裡的環境…如果你一個人住，又不自己動手整理？那一年後應該會變成日本黃金傳奇節目中的垃圾堆吧 ????

自己的電腦、當然要自己整理啊！不會連電腦都要老媽幫忙整理吧？（這對男孩子來說…應該會有點尷尬吧????）

話說回來好像只要是主管、講師、或是頂尖的從業人員.. 都非常有一套自己整理方法…

整理好電腦內的資料會帶來哪些好處？

有經過整理的資料、除了可以讓我們更有效率的工作外，也可以幫助我們的思緒變得更加清晰；在重灌電腦的時候不會忘記備份需要的資料、當需要調出相關檔案時，也可以快速地找出相對應的資料。

以我個人的情況來說，之前在教課時經常會有 … 「啊、我那個檔案忘記放在哪裡了.. 讓我找一下 .. 等我一下唷～」

為了避免這樣的情況一再的發生、浪費了寶貴的上課時間，因此開始有了想要好好整理檔案的想法..

話雖如此… 但是該怎麼整理呢？

雖然下定決心想要好好整理電腦內的資料；但對於從來沒有整理資料的人來說…也許會有點難度？ 所以才想說在這裡跟大家聊一下自己曾經使用過的一些方法..????

公司部門分類法

過去曾經看過一本關於設計的書，該書的作者是以公司的部門在分類電腦內的資料；比如說 企劃部門、研發部門、財務部門、廣告部門、檔案室 .. 等等。

於是我開始效仿這樣的方式在進行電腦的資料分類，在 ”企劃部門“ 中我放了大學的 PDF 報告、還有自己整理的筆記 與 MindMap 檔案。

”研發部門“ 內則放一些設計相關的參考資料、或是收集到的一些文字排版相關資訊..再延伸一點其實也可以放一些教學影片或是自學的講義。

”財務部門“ 裡放的當然就是一些金流相關的資料了；不過後來很多 ”房租收據“ 或是 ”管理費收據“ 以及 ”Apple 相關產品發票“ 我都會直接用 Evernote 掃描後，統一放在一個文件裡，文件名稱就分別命名為 ”房屋收據“、”管理費“、”發票“ .. 等等。

另外 ，”檔案室“ 裡面則是一些比較散亂的檔案 … 像是 “文書資料” 啦或是 “側錄音檔” 、”影像檔案“、”設計或音樂素材“ .. 等等。

不要依檔案的類型來分類資料

還有一點小小的心得是.. 「雖然照著上述的分類方式整理了好長一段時間，但似乎還是有點怪怪的？」

後來我發現 ”資料夾的分類，不應該根據檔案類型來分！“、也就是說，不應該分成這些檔案是用 Photoshop 開的、還是這些檔案是 Illustrator 檔..這樣的分類方式；而是根據檔案的領域來進行分類。

比如說如果是工作上的資料，可以按照客戶或廠商的名字來進行分類、而自己的筆記或是紀錄資料則可以依照相關的領域名稱來分，如：設計、音樂、或是英文、日語課程 .. 之類的資料夾名稱。

以我的案例來說，過去我會把電腦內的樂譜檔案分成 PDF 檔案或是 JPG 檔案，有一天突然驚覺這樣的分類很沒有意義???? ；因為當我要開啟樂譜檔案的時候， Mac 其實會自己幫我選擇要用什麼程式開啟…那幹嘛還要去分類檔案的格式呢？ 而且在 Finder 裡也有依據檔案格式來排列的顯示模式、甚至可以搜尋特定檔案格式與名稱啊～ （真是傻傻的????）

多使用跨資料夾的標籤來進行分類

在 Mac 裡還有一個很方便的標籤功能，可以讓我們進行掛資料夾的分類；也就是說如果你將資料以不同的客戶或是廠商進行分類時，也可以在相似的檔案中下一個相關的標籤… 例如：#合約 #請款單 #發票與收據 這樣的方式來進行跨資料夾的分類。

以我的案例來說，我有下過的標籤有包含 #客戶資料 #購買憑證 #報價單 #行銷策略 #套版素材 #音樂理論 .. 等等的跨資料夾標籤。????

跨裝置的檔案整理方法

除了資料夾的分類外，現在的行動裝置越來越多了，甚至還有雲端的資料… 究竟什麼資料應該放桌機、什麼資料應該放筆電或是外接硬碟呢？

以我的案例來說.. 目前的裝置有一台 MacBook Pro、三顆外接硬碟（兩顆桌上型的 WD 2T 硬碟、一個隨身攜帶的 thunderbolt 2T 硬碟），在雲端空間服務中，目前有使用 iCloud、DropBox 、還有 Amazon Cloud。

MacBook Pro & iMac or Mac mini 應用

在 MacBook Pro 裡我會放經常使用的檔案、以及應用程式必須要用的相關資料；以及臨時性的檔案.. 例如：當週新增、尚未分類的檔案。

隨身的外接硬碟應用

在 thunderbolt 硬碟中則是放置 ”備份檔案“ （像是 Time Machine 資料夾、或是需要備份的文件）以及需要跨不同電腦使用的檔案。

雲端空間服務應用

關於雲端硬碟的部分… 過去曾經想過把它當作 “雲端備份” 用，但後來發現，即使使用光纖網路.. 要將全數的檔案上傳到雲端真的太花時間了，而且在整理資料夾時也不是很方便？（但如果你有更方便的整理方式也請告訴我 ????）

所以..後來我想還是把雲端硬碟定位在跨裝置應用服務比較假檔，例如把 ”需要隨時取用得資料“、或是 ”絕對不能遺失的檔案“ 先上傳到雲端硬碟中；如此一來即使沒有帶隨身碟出門，也可以透過網路下載、瀏覽需要隨時取用的資料、同時達到雙重備份的效果。

感謝你的閱讀與分享

以上就是我在資料分類的一點點小小心得，如果你剛好看到這篇文章，認為這些資訊有點幫助，歡迎你分享給身邊需要的朋友；如果你覺得有更好的資料分類方法，也歡迎你在下面留言跟我分享～

再次感謝你的閱讀 ～ 祝 平安 順心????

註：喔對了！ 如果你對於電腦音樂的製作流程也感到興趣的話… 可以參考我另一個網站： LiSWEi.com ，在那有很多關於電腦音樂製作的相關文章????

相關文章連結

分享：如何讓 iBook 內的 PDF 檔案自動同步到 iPhone 與 iPad 中？

如何將 DVD 光碟的內容複製儲存到 Mac 電腦中

懶人包：5 大雲端硬碟服務、價格總整理

Finder 快速入門：更有效率的管理你的檔案！

身為 Mac 用戶，你不可不知道的 24 個 Spotlight 搜尋技巧！